In het bedrijfsleven heeft een forse digitaliseringsslag plaatsgevonden, waardoor administratieve afdelingen zijn gekrompen en de informatievoorziening is verbeterd. Dezelfde ontwikkeling heeft zich voorgedaan in de accountancybranche. Doorschrijfboeken zijn verdwenen, en bijna elke accountant kan tegenwoordig met computers omgaan. Door de snelheid van de veranderingen zien we automatisering graag als heilige graal. De vraag is of dat niet een klein beetje overdreven is. Want hoe ziet de praktijk er nu uit?
Veel kleinere bedrijven, zoals ZZP’ers, kunnen hun facturen nog gerust op papier bewaren, en hun bankafschriften in Excel verwerken. Het is dan ook een misverstand dat elke eenmanszaak een geavanceerde elektronische oplossing of een duur boekhoudpakket nodig heeft voor de administratie.
Digitaal factureren
Met het inlezen van inkoopfacturen in boekhoudpakketten wordt volop geëxperimenteerd, maar dit is over het algemeen nog te duur. Perfect inlezen blijft lastig en voor elke factuur moet worden afgerekend. De vraag is bovendien hoeveel handelingen je er daadwerkelijk mee bespaart.
Een andere ontwikkeling is dat steeds vaker facturen in pdf via de mail worden aangeleverd. Als dit er meer zijn dan op papier is het aan te raden om facturen digitaal te gaan opslaan in plaats van in ordners. Bijkomend voordeel is dat je dan de facturen altijd bij de hand hebt.
En dan is er nog elektronisch factureren, wat een stuk verder gaat dan simpelweg de facturen aanleveren als pdf. Er vindt hierbij rechtstreekse gegevensuitwisseling plaats tussen het boekhoudpakket van de leverancier en de afnemer. Echter, doordat het tijdrovend is om standaarden op elkaar aan te sluiten en het vaak ontbreekt aan de benodigde software, is deze oplossing vooral geschikt voor organisaties waar veel facturen over en weer gaan, of als de afnemer deze wijze van facturering verplicht stelt.
Inlezen bankafschriften
Bij voldoende omvang levert het inlezen van bankafschriften al snel een aanzienlijke tijdsbesparing op. Bovendien is het relatief gemakkelijk te realiseren in de meeste administratiepakketten. Derhalve een quick win, mocht je over software met deze functionaliteit beschikken.
Kleinere bedrijven kunnen hun bankafschriften het beste verwerken via Excel of een goedkoop doch functioneel boekhoudpakket.
Rapportages
Het is prettiger om van papier dan van het scherm te lezen. Dit geldt ook voor financiële rapportages, zoals jaarrekeningen. Toch gaan deze tegenwoordig meestal digitaal over en weer. Deze ontwikkeling is niet ingegeven door gebruiksgemak, maar door efficiëntie, omdat minder documenten hoeven te worden afgedrukt en ingebonden, en er minder fysieke opslag nodig is.
Ten slotte
Naar gelang bedrijven meer groeien gaan ze meer automatiseren; om zodoende de registraties overzichtelijk en efficiënt te houden. Dit is niets nieuws onder de zon. Doorbraken vinden vooral plaats in de ketenintegratie, waarbij financiële pakketten van verschillende bedrijven op elkaar afgestemd worden. Door dit te combineren met een goed functionerende bankkoppeling, worden veel handmatige bewerkingen overbodig. Het is afwachten of deze trend zich doorzet naar de kleinere bedrijven en op welke termijn dit gebeurt.
Verder is duidelijk dat automatisering maatwerk is. De meeste accountantskantoren werken met vaste boekhoudpakketten voor alle cliënten, terwijl gebruikers juist gebaat zijn bij een oplossing die qua prijs en functionaliteit goed past bij hun organisatie.